Với nhu cầu vài lần một năm, thuê gần như luôn hợp lý hơn mua. Nhưng giá thuê được báo thường chỉ là một phần, và các khoản còn lại quyết định tổng chi phí thật.
Các khoản trong một hợp đồng thuê
Phí thuê thiết bị. Theo ngày hoặc theo sự kiện. Đây là con số được báo và thường là phần nhỏ nhất của tổng.
Vận chuyển hai chiều. Robot nặng và cần thùng bảo vệ. Chi phí này phụ thuộc khoảng cách và có thể đáng kể nếu sự kiện ở tỉnh khác.
Nhân sự đi kèm. Kỹ thuật viên vận hành trong suốt sự kiện. Hầu như luôn cần, và nên hỏi rõ có bao gồm hay tính riêng.
Chuẩn bị nội dung. Nạp thông tin về sự kiện, về thương hiệu, viết kịch bản. Đây là khoản dễ bị bỏ sót nhất và ảnh hưởng lớn nhất tới chất lượng.
Khảo sát địa điểm. Một buổi trước sự kiện.
Thời gian lắp đặt và tổng duyệt. Thường là ngày trước sự kiện, và có thể tính thêm.
Bảo hiểm và trách nhiệm. Robot hỏng hoặc bị làm hỏng thì ai chịu.
Khi so báo giá giữa các nhà cung cấp, phải so trên cùng phạm vi. Một báo giá thấp thường là báo giá chỉ gồm khoản đầu tiên.
Nội dung: khoản quyết định chất lượng
Đây là phần phân biệt một lần thuê hiệu quả với một lần thuê chỉ để có robot đứng đó.
Robot mặc định biết gì. Chào hỏi chung, vài trò chuyện cơ bản, có thể nhảy hoặc chụp ảnh. Không biết gì về sự kiện hay về thương hiệu của bạn.
Cần nạp thêm gì. Thông tin về công ty, về sản phẩm đang giới thiệu, về chương trình sự kiện, các câu hỏi khách hay hỏi.
Cần bao lâu. Hỏi rõ. Nếu cần một tuần thì phải gửi tài liệu sớm, và điều này hay bị trễ vì phía tổ chức bận.
Ai viết. Bên thuê cung cấp thông tin, bên cho thuê biên tập lại cho hợp với cách nói của robot. Cần rõ ai làm phần nào.
Có duyệt trước không. Nên yêu cầu nghe thử trước ngày sự kiện. Nội dung sai thương hiệu là lỗi không sửa được tại chỗ.
Một gợi ý thực tế: gửi tài liệu ngay khi ký hợp đồng, không chờ tới sát ngày. Phần lớn các lần thuê không đạt kỳ vọng đều có nguyên nhân ở việc nội dung được chuẩn bị vội.
Những điều nên có trong hợp đồng
Thời gian có mặt cụ thể. Robot phải hoạt động từ mấy giờ tới mấy giờ, ngày nào. Bao gồm cả thời gian lắp đặt và tổng duyệt.
Phương án dự phòng. Robot hỏng thì sao. Có máy thay không, trong bao lâu, hay hoàn tiền một phần.
Ai chịu trách nhiệm khi hỏng. Phân định rõ giữa hỏng do lỗi thiết bị, do khách tham quan làm hỏng, và do bên thuê sử dụng sai.
Nội dung bàn giao. Nếu có quay phim chụp ảnh thì ai giữ quyền sử dụng.
Điều kiện địa điểm. Bên thuê phải bảo đảm gì — điện, mặt sàn, không gian, an ninh.
Hỗ trợ trong ngày. Có kỹ thuật viên tại chỗ suốt thời gian hay chỉ lắp đặt rồi về.
Điều khoản huỷ. Sự kiện bị hoãn thì tính thế nào.
Điều khoản về kỹ thuật viên tại chỗ là quan trọng nhất. Robot không có người trực trong một sự kiện đông là công thức cho rắc rối.
Thuê hay mua
Phép so đơn giản dựa trên tần suất sử dụng.
Vài lần một năm → thuê. Không phải lo bảo quản, bảo trì, cập nhật, và luôn được dùng thiết bị đời mới nhất mà bên cho thuê đang có.
Hằng tháng trở lên → cân nhắc mua. Tới ngưỡng này thì tổng phí thuê một năm đã tiệm cận giá mua, và việc có sẵn thiết bị mở ra các cách dùng khác.
Cần thường xuyên nhưng chưa chắc dùng lâu → thuê dài hạn. Nhiều bên có gói thuê theo tháng, rẻ hơn thuê ngày và không phải bỏ vốn.
Yếu tố ngoài giá. Mua thì phải có người chăm, có chỗ để, có kế hoạch cập nhật nội dung. Thuê thì không phải lo, và với doanh nghiệp chưa có ai phụ trách công nghệ thì đây là lý do đáng cân nhắc hơn cả giá.
Một cách vào hợp lý: thuê vài lần trước, xem thực tế robot mang lại gì cho mình, rồi mới quyết định mua. Chi phí thuê trong giai đoạn đó là học phí rẻ so với việc mua nhầm.
Làm cho một lần thuê đáng tiền
Cùng một khoản chi, kết quả khác nhau rất xa tuỳ cách chuẩn bị.
Xác định mục tiêu trước. Thu thông tin khách, gây chú ý cho gian hàng, tạo nội dung cho mạng xã hội, hay giới thiệu sản phẩm. Mỗi mục tiêu cần cấu hình khác nhau.
Gửi tài liệu sớm. Đây là việc trong tầm kiểm soát của mình và ảnh hưởng lớn nhất tới chất lượng.
Chuẩn bị nhân viên. Người của mình phải biết robot làm được gì để giới thiệu với khách và để tiếp quản khi cần.
Thiết kế phần thu thập thông tin. Nếu mục tiêu là lấy liên hệ thì phải cấu hình rõ và phải có lý do để khách để lại thông tin.
Chuẩn bị chụp ảnh. Phông nền có thương hiệu, vị trí đứng, người hỗ trợ chụp. Ảnh khách tự chia sẻ là phần giá trị lớn và nó không tự xảy ra.
Ghi lại để dùng sau. Quay video robot hoạt động, thu thập câu hỏi khách đã hỏi. Cả hai đều dùng được cho các hoạt động sau.
Câu hỏi thường gặp
Giá thuê được báo đã gồm những gì?
Thường chỉ là phí thiết bị. Vận chuyển hai chiều, nhân sự vận hành, chuẩn bị nội dung, khảo sát địa điểm và thời gian tổng duyệt thường tính riêng, nên phải so báo giá trên cùng phạm vi.
Khoản nào ảnh hưởng lớn nhất tới chất lượng?
Chuẩn bị nội dung. Robot mặc định không biết gì về sự kiện hay thương hiệu của bạn, và phần lớn các lần thuê không đạt kỳ vọng đều do tài liệu được gửi quá sát ngày.
Điều khoản nào quan trọng nhất trong hợp đồng thuê?
Có kỹ thuật viên tại chỗ suốt thời gian sự kiện hay không. Robot không có người trực trong một sự kiện đông là công thức cho rắc rối không xử lý được kịp.
Khi nào nên mua thay vì thuê?
Khi dùng từ hằng tháng trở lên, vì tới ngưỡng đó tổng phí thuê một năm đã tiệm cận giá mua. Nhưng mua đòi hỏi có người chăm và có kế hoạch cập nhật nội dung, nên nên thuê vài lần trước để biết mình thật sự cần gì.
Đọc thêm trong Robot AI là gì và Huấn luyện & tuỳ biến robot.
