Robot tại sự kiện làm việc trong điều kiện tệ nhất có thể: đám đông, tiếng ồn lớn, mạng chập chờn, không gian lạ, và chỉ có một cơ hội duy nhất. Đổi lại, đây cũng là nơi robot tạo ra hiệu quả rõ nhất nếu chuẩn bị đúng.
Khảo sát địa điểm trước
Việc bắt buộc và hay bị bỏ qua vì thiếu thời gian.
Đo mức ồn ở giờ đông. Hội trường lúc trống và lúc đông khác nhau rất nhiều. Nếu quá ồn thì phải tính tới micro hướng, tới việc dùng màn hình nhiều hơn, hoặc tới việc đổi vị trí.
Kiểm mạng. Wifi sự kiện thường quá tải. Nếu robot cần mạng để trả lời thì phải có phương án riêng — sim di động, hoặc chế độ hoạt động không cần mạng.
Kiểm điện. Ổ cắm ở đâu, có ổn định không, có được cắm suốt ngày không.
Kiểm mặt sàn. Thảm dày, dây điện chạy ngang, bậc lên xuống — đều là vấn đề nếu robot di chuyển.
Kiểm ánh sáng. Đèn sân khấu mạnh chiếu thẳng làm camera loá.
Chụp ảnh và đo kích thước gian hàng. Để bố trí trước khi tới, thay vì loay hoay trong buổi lắp đặt vốn luôn gấp.
Kịch bản cho sự kiện khác kịch bản thường ngày
Khách ở sự kiện có hành vi rất khác khách tới văn phòng.
Họ đi qua nhanh. Kịch bản phải bắt được sự chú ý trong vài giây. Câu chào dài là mất khách.
Họ đứng theo nhóm. Robot nên nói với cả nhóm chứ không chỉ với một người, và âm lượng phải đủ cho vài người cùng nghe.
Họ hỏi những câu ngoài chủ đề. Robot có yêu không, robot bao nhiêu tiền, robot đánh nhau được không. Nên chuẩn bị sẵn câu trả lời vui và ngắn cho các câu này thay vì để robot lúng túng — chúng chiếm tỷ lệ lớn hơn ta tưởng.
Họ muốn chụp ảnh. Đây là mục tiêu chứ không phải phiền toái. Nên có tư thế hoặc động tác cho khách chụp cùng, và nên có tên thương hiệu trong khung hình.
Mục tiêu là thu hút và ghi nhận, không phải tư vấn sâu. Robot kéo khách vào gian hàng và thu thông tin liên hệ; phần tư vấn để nhân viên làm.
Xử lý đám đông
Đây là chỗ khác biệt lớn nhất so với môi trường thường ngày.
Đừng để robot tự di chuyển giữa đám đông. Robot đi được trong hành lang trống không có nghĩa nó xoay xở được ở hội chợ. Nếu cần di chuyển thì phải có khu vực riêng và có người dẫn.
Có ranh giới vật lý. Bục, dây chăng, hoặc thảm định vị khu vực robot. Vừa an toàn vừa giúp khách biết đứng ở đâu.
Luôn có người trực bên cạnh. Không phải để vận hành mà để xử lý khi robot bị vây, khi có trẻ em nghịch, khi ai đó chạm vào chỗ không nên chạm.
Chuẩn bị cho trẻ em. Chúng sẽ tới, sẽ chạm, sẽ kéo. Robot phải chịu được và người trực phải sẵn sàng.
Quản lý hàng chờ. Nếu robot thu hút thì sẽ có người xếp hàng. Một cơ chế đơn giản để mỗi lượt không quá dài giữ cho dòng khách không tắc.
Phương án dự phòng
Ở sự kiện không có cơ hội làm lại, nên dự phòng là bắt buộc chứ không phải tuỳ chọn.
Pin dự phòng hoặc chạy cắm điện liên tục. Robot hết pin giữa giờ cao điểm là mất luôn ngày đó.
Nội dung chạy được không cần mạng. Ít nhất các câu hỏi cơ bản phải trả lời được khi mạng chết.
Kịch bản khi robot không hoạt động. Nhân viên biết nói gì với khách và tiếp tục hoạt động của gian hàng ra sao. Một tấm bảng và một nhân viên vẫn hoạt động được.
Người biết kỹ thuật có mặt hoặc gọi được ngay. Số điện thoại của nhà cung cấp và thoả thuận hỗ trợ trong ngày sự kiện.
Chạy thử tại chỗ trước ngày mở cửa. Ít nhất một giờ, với âm thanh bật, ở đúng vị trí. Phần lớn vấn đề lộ ra ở buổi chạy thử này chứ không phải trong lúc chuẩn bị ở nhà.
Mang theo đồ nghề cơ bản. Dây sạc dự phòng, khăn lau, băng dính, và bộ dụng cụ nhỏ.
Đo hiệu quả của một sự kiện
Robot ở sự kiện là khoản chi marketing, và nên được đo như khoản chi marketing.
Số lượt dừng lại. Bao nhiêu người dừng ở gian hàng, so với sự kiện trước không có robot nếu có dữ liệu.
Số thông tin liên hệ thu được. Chỉ số cụ thể nhất, và robot nên được cấu hình để thu thập chứ không chỉ để nói chuyện.
Số ảnh và video khách tự chia sẻ. Khó đo chính xác nhưng có thể ước lượng qua việc theo dõi trên mạng xã hội trong vài ngày sau.
Thời gian trung bình khách ở lại gian hàng. Robot giữ khách lâu hơn thì nhân viên có nhiều cơ hội trò chuyện hơn.
Phản hồi của đội bán hàng. Robot giúp bắt chuyện dễ hơn hay làm phân tán khách khỏi nội dung chính. Câu trả lời của họ quyết định có nên dùng lại ở sự kiện sau.
Và một lưu ý: hiệu quả giảm dần theo số lần khách gặp robot. Sự kiện đầu tiên trong ngành có robot thì hiệu ứng mạnh; tới lúc gian nào cũng có thì cần thứ khác để nổi bật.
Câu hỏi thường gặp
Việc chuẩn bị nào quan trọng nhất cho sự kiện?
Khảo sát địa điểm trước: đo mức ồn giờ đông, kiểm mạng và điện, kiểm mặt sàn và ánh sáng. Phần lớn sự cố tại sự kiện bắt nguồn từ các yếu tố này chứ không từ bản thân robot.
Có nên cho robot tự di chuyển ở hội chợ không?
Không nên. Robot đi tốt trong hành lang trống không có nghĩa nó xoay xở được giữa đám đông. Nếu cần di chuyển thì phải có khu vực riêng và có người dẫn.
Mục tiêu của robot tại gian hàng là gì?
Thu hút khách dừng lại và thu thập thông tin liên hệ, không phải tư vấn sâu. Phần tư vấn nên để nhân viên làm, còn robot lo phần bắt chuyện và giữ khách.
Dự phòng tối thiểu cần có là gì?
Nguồn điện liên tục hoặc pin dự phòng, nội dung trả lời được khi mất mạng, kịch bản cho nhân viên khi robot ngừng, và một buổi chạy thử tại chỗ ít nhất một giờ trước ngày mở cửa.
Đọc thêm trong Robot trong giáo dục và Triển khai & vận hành thực tế.
